Postup implementaceÚvod
Postup implementace
CAFM systém ARCHIBUS je ve své mnoho uživatelské verzi složitým programovým celkem, který podporuje všechny činnosti organizace spojené se řízením, plánováním, správou a údržbou nemovitého i movitého majetku. Sofistikovaným a volitelným uživatelským rozhraním s Procesním navigátorem je složitost systému skryta před uživateli, kteří mohou používat zažité obchodní postupy. Výsledkem využití zabudované obchodní logiky tohoto programového prostředí a použitím nejlepších pracovních postupů („best practice") tisíců implementací zabudovaných do algoritmů obchodní logiky, může být dramatické zvýšení funkcionality a produktivity ve všech částech fungování organizace.
Nasazení systému do organizace, která vykonává některé části facility managementu, která má své specifické realitní portfolio a své vlastní „zaběhnuté" pracovní postupy a jejíž struktura používaných IT systémů je specifická, není jednoduchým a krátkodobým procesem. Mezi klíčové přípravné komponenty patří zpracování plánu implementace, ohodnocení modulů, vlastností a částí CAFM software z hlediska jejich využití ve specifických podmínkách implementace, posouzení změn a přizpůsobení, které může na jedné straně znamenat přizpůsobení programového vybavení anebo na druhé straně reinženýring pracovních postupů a organizačního uspořádání v organizaci, kde má být CAFM software nasazeno. Následující odstavce mají popsat jednotlivé fáze, které vedou k úspěšné implementaci CAFM systému.
Implementace CAFM Archibus a její části
Fáze:
- expertiza a doporučení od specialistů na CAFM;
- definice strategických cílů projektu;
- objektivní analýza používaných metod a systémů;
- identifikace směrů (cílů) a stanovení významnosti a priorit procesů;
- analýza zdrojů nutných k dosažení optimálních výsledků – zdroje finanční, lidské, časové;
- precizně zpracovaný implementační plán;
- nabízí možnost porozumění dosahu cílů projektu a jeho obsahu;
- koordinuje vynaložené úsilí k dosažení cílů;
- snižuje náklady a časové nároky vyžadované k implementaci CAFM;
- umožňuje vyhnout se redundanci v zodpovědnosti, úkolech a informačních systémech;
- umožňuje provést účelnou implementaci se zaměřením na rozhodující procesy;
- zvyšuje funkcionalitu a produktivitu;
Fáze implementace CAFM
Jakmile se stane potřeba integrovaného informačního systému pro facility management ve Vaší organizaci naléhavou, stává se bezprostředně následujícím krokem zpracování plánu implementace. Možnost optimalizovat užití vybavení a nemovitého majetku je časově náročným úkolem, avšak významná část tohoto úkolu může být realizována bezprostředně po zahájení implementace. Typické fáze umožňující úspěšnou implementaci zahrnují:
CAFM analýza potřeb
- Předběžná opatření
- Lokalizace, standardizace terminologie
- CAFM Analýza možností
- Analýza zdrojů
- Datová analýza
- Přístup k datům a jejich tok
- Požadavky na školení
- Plán implementace a analytické reporty
CAFM návrh implementace
- Systémový návrh
- Stanovení standardů
- Zákaznické přizpůsobení SW
- CAFM průvodce procesy
CAFM Implementace
- Instalace software
- Formáty a struktury dat a/nebo jejich integrace
- Tvorba reportů
- Školení uživatelů
Post-implementační podpora
- Technická podpora
- Předvádění a zkoušení – evaluace a akceptace
- Rozšíření systému
- Doplňkové školení uživatelů
Tento dokument popisuje výhody zpracování Analýzy potřeb, přehled činností a rozsah a způsoby měření a ověřování, zda stanovené cíle mohou být dosaženy.
Vytváření CAFM plánu implementace
Proč implementace CAFM vyžaduje analýzu potřeb?
Implementace programového vybavení bez stanovení cílů a detailního popisu fází, které ke splnění těchto cílů vedou, lze přirovnat k řidiči dopravního prostředku, který se pustil napříč světadílem bez mapy. Právě analýza potřeb je při implementaci CAFM systému „mapou vedoucí k úspěchu“ CAFM Analýza potřeb je nejdůležitější fází CAFM projektu. Primárním cílem této analýzy je získat požadavky organizace na řízení fyzického majetku a „facility“ procesů, optimální přístup k automatizaci těchto FM procesů a jejich zdrojů.
Rozsah projektu
CAFM Analýza potřeb je fází, v níž jsou identifikovány cíle projektu, je sestaven tým a jsou definovány role jeho členů; jsou stanoveny priority a požadované výsledky, jsou stanoveny disponibilní zdroje k dosažení těchto výsledků konečně i časové nároky.
Stanovení priorit
Každá organizace disponuje různou úrovní informačních systémů., dat a používaných metod k řízení a správě svého nemovitého majetku. Analýza potřeb zahrnuje přehled existujících systémů, datové zdroje a metody, pokusy k identifikaci rozšiřujících oblastí, v nichž by automatizace mohla znamenat přínosy, analýzu stávajících metod s cílem posouzení jejich vhodnosti, vše směřující k integraci se stávajícími systémy. Obvykle si organizace přeje pokrýt množství oblastí, takže jejich prioritizace a časový plán musejí odpovídat disponibilním zdrojům přínosům.
Určení specifických uživatelských potřeb a přizpůsobení
Každá organizace disponuje jedinečnými tématy s různými důrazy na jejich význam. CAFM software přichází s „předpřipravenou“ množinou formátů a datových struktur, jimiž jsou FM skutečnosti modelovány. Přesto je každé všeobecné řešení přizpůsobitelné požadavkům koncového uživatele. Analýza potřeb by měla identifikovat oblasti, v nichž bude taková adaptace potřebná.
Specifikace plánu implementace
Stanovení objemu zdrojů finančních a lidských, potřebných ke splnění cílů implementace. Implementace bude řízena metodikou projektového řízení. Definování týmů zodpovědných za implementaci rolí v týmu, specifikace konkrétních osob. Určení pracností, produktivit, výpočet kritické cesty, milníků a analýza časového vynakládání zdrojů.
CAFM Analýza potřeb
CAFM Analýza potřeb obvykle spočívá v analýze stávajícího stavu zpracování v organizaci, studiu poskytnutých materiálů (organizační schéma, popis pracovních pozic a procesů, workflow,…), návštěvy pracoviště a rozhovory s vytypovanými pracovníky a odděleními, následované periodou charakteristickou zpracováním reportů. V této fázi by mělo být nalezeno mnoho klíčových oblastí CAFM požadavků organizace.
Předběžný průzkum
Dříve než bude provedena první návštěvu na pracovišti, je třeba aby projekční tým tzv. „připravil půdu“. Návštěvy je třeba plánovat a navštívené osoby je třeba dopředu připravit na okruh projednávaných otázek a na formu zpracování odpovědí pracovníků. Výsledkem by mělo být:
- Identifikace a prioritizace FM potřeb a cílů
- Shromáždění všech relevantních materiálů, které je klient schopen shromáždit, aby demonstroval stávající způsoby zpracování, reportování a způsobilosti.
- Stanovení přístupu k inicializační analýze.
- Určení dosahu (ohraničení) CAFM analýzy potřeb.
- Určení projektového týmu, který může zahrnovat zaměstnance, externí konzultanty, dodavatele software, architekty a stavební inženýry, a jiné
- Určení rolí v projektovém týmu, jejich zodpovědnosti a způsobilosti.
Analýza stávajících zdrojů FM
Návštěva na pracovišti klienta by měla zahrnout následující aktivity:
- Analýza používaných automatizačních prostředků, způsoby sdílení a distribuce dat
- Shromáždění používaných datových struktur a zdrojů dat.
- Analýza stávajících schopností a dosahu CAFM, shromáždění existujících standardů
- Shromáždění stávajících koncepčních hlášení a prezentačních požadavků.
- Přehled a shromáždění stávajících standardů nároků na plochu a nábytek a vybavení
Datová analýza
Analýza přístupu k datům a požadavkům na hlášení (reporty). Následující kroky pomáhají maximalizovat přínosy nasazení CAFM systému:
V této fázi bychom měli získat přehled o datech modelujících CAFM funkce:
- Vyhodnocení stávajícího datového modelu
- ??Návrh modifikovaného datového modelu nebo návrh zcela nových částí modelujících CAFM procesy.?
- Vyzkoušení stávajících formátů a zdrojů dat a požadavků na jejich převedení a transformaci.
- Zjištění zda jsou potřeba nějaká doplňující hlášení
- Analýza datových potřeb výkonné exekutivy
- Identifikace klíčových metod a postupů
- Vyhodnocení požadavků na tok dat
?Zjištění, zda další distribuce dat na další organizační jednotky nepřinese prospěch. V případě, že ano, je třeba upravit v CAFM Analýze potřeb- odpovídající školení, trénink a jeho plánování.
Trénink a školení
Organizace bude možná potřebovat různé úrovně školení pro projektový tým, pro manažery, koncové uživatele, technické uživatele, databázovou a systémovou podporu a jiné:
- Tým pro implementaci CAFM bude patrně potřebovat inicializační školení na úrovni základní funkcionality systému, aby mohli určit existující metody a stanovit které oblasti potřebují větší diskusi a analýzu
- Manažeři mohou mít přístup k přehledům a sumárním informacím
- Technický personál bude potřebovat školení v oblastech, které objasňují jejich odpovídající potřeby
- Koncoví uživatelé vyžadují přístup k celé databázi, měli by být vyškoleni v CADu a CAFM
- IT tým by měl mít přehled a rozumět souborové struktuře CAFM systému a vědět v jakých jsou interakcích s operačním systémem.
Plán implementace a výsledky implementace
Výsledky analýzy shrnuje report, který by měl obsahovat:
- Převod koncepčních požadavků do entit, které lze dodat
- Stanovení klíčových systémových parametrů a komponent.
- Identifikace klíčových úloh a milníků
- Stanovení akčního plánu a časové osy.
- Definice technických potřeb
- Zdokumentování doporučení, implementačních voleb a asociovaných nákladů.
Stupně dokumentace
CAFM Analýza zdrojů může být vedena na mnoha úrovních, v závislosti na typu sledovaného majetku, počtu a složitosti organizační struktury a na cílech organizace.
Pilotní příprava
Nejjednodušší CAFM Analýza zdrojů může být součástí školení Archibus FM. Typické školení ARCHIBUS/FM, pro koncového uživatele obvykle trvá 3 dny základního školení včetně modulu Plochy a jednodenního školení pro každý další modul. Je moudré, vyhradit v rozpočtu další prostředky pro školení, které probíhá po implementaci a které využívá uživatelských dat. Během tohoto školení může školitel zdůraznit rozdíly mezi uživatelskými daty a standardní datovou strukturou ARCHIBUS/FM. Malé rozdíly je možné řešit v rámci praktických částí školení.Jedná-li se o složitější úpravy, je možné vytvořit nabídku na služby, které mohou,. Ale nemusejí být součástí školení.
Výhodou této metody je to, že uživatel i dodavatel software vzájemně poznávají v témže čase své struktury dat a mohou na základě této znalosti mnohem lépe diskutovat potřeby uživatele s možnostmi systému. Další výhodou tohoto postupu je minimalizace nákladů. Nevýhodou této metody je, že se soustředí pouze na analýzu potřeb těch uživatelů, kteří jsou účastníky školení.
Okamžitá Analýza zdrojů
Okamžitá analýza potřeb umožňuje hlubokou a důkladnou analýzu. Spočívá ve shromáždění zástupců všech oddělení na několik dní. Probírají a hodnotí své stávající systémy, data, metody a cíle. Jsou diskutovány majetkové vztahy jak uvnitř organizačních jednotek, tak i ve vztazích mezi odděleními.
Jakmile jsou stanoveny všeobecné parametry systému, lze organizovat individuální schůzky se zástupci jednotlivých oddělení a zjišťovat jejich bezprostřední potřeby, tj. ty, které je třeba funkčně zajistit a implementovat nejdříve.
Systémové parametry funkcí, které jsou definovány na základě požadavků jednotlivých oddělení jsou rozděleny na ty, které je třeba realizovat ihned a které lze integrovat později. Výsledkem této analýzy by měl být formalizovaný dokument, který popíše potřeby a nabídne jejich řešení.
Výhodou takové analýzy je soustředění pozornosti pouze na ty oblasti, které jsou z hlediska potřeb uživatele rozhodující. Časové nároky takové analýzy jsou nižší. Nevýhodou pak je pravděpodobná nutnost reinženýringu v budoucnosti.
Celková analýza CAFM možností
Jedná se o nejúplnější a nejnáročnější typ analýzy. Obsahuje všechny části Okamžité analýzy. Navíc je provedena a vyhodnocena detailní analýza všech oddělení, které budou potřebovat přístup k tomuto systému. Veškerá data, která tečou mezi různými odděleními a systémy v nich používanými, musejí být determinována ve formátech a časech, kdy jsou potřeba. Oddělení, která používají stávající systémy, budou podrobena analýze s cílem určit nejlepší systém, jak tyto systémy nejlépe integrovat s ostatními odděleními.
Celková analýza CAFM možností otevírá možnosti k přeuspořádání stávajících podnikových procesů (reinženýring) a jejich vazeb, které mnohdy přinesou lepší výsledky než prostá automatizace stávajících pracovních postupů. Dává také možnost prověřit všechny aktivity, které postupují více odděleními a přeuspořádat je tak, aby byly efektivnější a produktivnější. V těchto analýzách lze prozkoumat, zda sloučení činností jediného procesu ve dvou odděleních do oddělení jediného není lepší. Datovou podporu těchto činností může převzít jedno oddělení a druhé je může používat a sdílet.
Potenciální změny pracovních postupů a technologií mohou mít vliv na pracovníky. Celková analýza CAFM možností by se měla pokusit identifikovat a bilancovat výhody a rizika, která mohou být se změnami pracovních postupů spojena. Typicky to vyžaduje postupné plánování změn v několika etapách.
Tento typ analýzy umožňuje definovat ideální CAFM řešení a nejlepší možné řešení, které odpovídá konkrétním podmínkám. Za cíl je označena maximalizace poměru výsledků ku úsilí. Výsledkem je formalizovaný dokument popisující potřeby všech oddělení, popis pracovních postupů a datových toků uvnitř organizace.
Hlavní výhodou tohoto typu analýzy je identifikace potřeb všech oddělení a popis všech podnikových procesů, jejich postupů a jejich vstupů a výstupů a správců napříč celou organizací. Navíc jsou určeny všechny provozní procesy, stejně jako oddělení a pracovníci, kteří jsou za ně zodpovědní.
ikadata.com
